Una centralita virtual funciona para que las empresas tengan una comunicación empresarial efectiva y clara, debido que con una centralita virtual las organizaciones pueden configurar todo su sistema de telefonía, desde crear nuevas extensiones, horarios de atención al cliente hasta colocar una melodía musical mientras los usuarios esperan ser atendidos.

Todas esas configuraciones se pueden hacer desde el panel de control online de una centralita virtual y para poder configurar esas opciones, no es necesario tener conocimiento técnico.

¬ŅQu√© es una centralita virtual?

Una centralita virtual, también conocida como vPBX, es un sistema de telefonía IP que suministra líneas telefónicas a las empresas. Además, la centralita virtual ofrece un servicio en la nube de internet (mejor conocido como un servicio cloud).

La centralita virtual no necesita tener instalados equipos sofisticados, solo requiere de teléfonos IP.

¬ŅC√≥mo funciona una centralita virtual?

  • Los clientes de una centralita virtual, pueden utilizar terminales hardwares o softwares que son los softphones, disponibles para ordenadores, Android e iOS. Adem√°s, se pueden encontrar terminales hardwares fijos e inal√°mbricos.
  • Los terminales tienen un n√ļmero interno de identificaci√≥n que por lo general, son de tres a cuatro n√ļmeros (411 o 4121) y se denominan extensiones. Cabe destacar que las llamadas entre extensiones de una misma empresa son gratuitas.
  • Las extensiones o terminales pueden estar ubicadas en una o en diferentes sedes de la empresa.
  • Los terminales se vinculan al servicio, a trav√©s de una l√≠nea de conexi√≥n a internet, cabe destacar que puedes usar cualquier l√≠nea, pero para que sea de mejor calidad, se recomienda utilizar fibra.
  • La centralita virtual puede tener un n√ļmero telef√≥nico o varios asociados, para que permita estar conectado desde el exterior de la empresa. El cliente puede agregar a la centralita virtual su n√ļmero telef√≥nico actual.
  • Los terminales, tambi√©n pueden llamar a n√ļmeros externos como cualquier otro tel√©fono, pero cada llamada tiene su tarifa.
  • Se pueden configurar las llamadas entrantes utilizando un protocolo de recepci√≥n de llamada. Lo m√°s recomendable es que tenga, un mensaje de bienvenida, con el nombre de la empresa y que pronto ser√° atendido.

Funcionalidades de una centralita virtual

Como el funcionamiento de la centralita virtual es basada en internet, tiene diversas opciones y por lo tanto, las empresas grandes como peque√Īas pueden acceder a una centralita virtual, a continuaci√≥n algunas funcionalidades:

  • Se pueden crear extensiones.
  • Tambi√©n, crear un men√ļ de opciones (IVR).
  • Se puede colocar m√ļsica en espera.
  • Organizanizar extensiones por departamentos ubicados en la empresa.
  • Permite hacer transferencias de llamadas.
  • Tener una numeraci√≥n telef√≥nica m√ļltiple.
  • Tener conexi√≥n en oficinas ubicadas en otras sedes.
  • Tener numeraci√≥n de otras provincias y pa√≠ses.
  • Adem√°s, se logra tener conexi√≥n de teletrabajadores.
  • Permite a√Īadir tel√©fonos m√≥viles asociados a la centralita.
  • Creaci√≥n de normas para las llamadas entrantes y salientes.
  • Se pueden hacer llamadas simult√°neas.
  • Compartir las tarifas planas.
  • Permite crear horarios para atenci√≥n al cliente.
  • Puedes bloquear llamadas no deseadas.
  • Tener mensaje de bienvenida.
  • Enrutamiento de llamadas.

¬ŅQu√© se necesita para utilizar una centralita virtual?

La centralita virtual es un sistema basado en telefonía IP y para poder utilizar esa herramienta, se deben cumplir dos requerimientos necesarios:

1. Conexión a internet: la centralita virtual puede ofrecer línea telefónica a las extensiones mediante internet, de manera que es obligatorio contar con conexión a internet en la empresa. Debido a esto, existen tipos de conexión a internet para una centralita virtual:

  • 4G.
  • Fibra.
  • WiMAX.
  • ADSL.
  • 3G: no recomendado, debido por su baja calidad.

2. Dispositivos para realizar llamadas: Las personas que desean utilizar la centralita virtual, necesitan alg√ļn dispositivo compatible con la telefon√≠a IP:

  • Los tel√©fonos IP: es el m√°s recomendable para las empresas, debido que las llamadas tienen mucha calidad.
  • Adaptador ATA VoIP: con este dispositivo, se pueden utilizar los tel√©fonos anal√≥gicos con tecnolog√≠a VoIP. El adaptador convierte la se√Īal anal√≥gica en paquetes de datos y viceversa, de esa manera permite usar tel√©fonos convencionales.
  • Tel√©fonos m√≥viles: tiene mucha ventaja, puesto que las llamadas que se realizan o se reciben se consumen mediante los datos m√≥viles.
  • Softphones en ordenadores y Smartphones: son las aplicaciones y programas que permiten a los Smartphones y ordenadores, realizar y recibir llamadas con tecnolog√≠a VoIP.

¬ŅC√≥mo cambiar de una centralita tradicional a una centralita virtual?

El cambio de una centralita tradicional a una centralita virtual es un proceso f√°cil, r√°pido y sin ning√ļn corte. De manera que el proceso de transici√≥n es de siete pasos:

  1. Contratar una centralita virtual y comprar los teléfonos IP: se debe contratar una centralita virtual y comprar los teléfonos IP de tu preferencia, aunque, si aun tienes teléfonos tradicionales puedes comprar un adaptador ATA para seguir usandolos.
  2. Configurar la centralita virtual y extensiones: se configura la centralita virtual y luego se crean todas las extensiones necesarias.
  3. Configurar los tel√©fonos IP: se configura cada tel√©fono IP o en su defecto cada adaptador ATA con un n√ļmero de extensi√≥n.
  4. Testear la centralita virtual: se prueba la centralita virtual, para verificar que todo se ejecuté de manera exitosa.
  5. Solicitar portabilidad: es necesario solicitar la portabilidad de todos los n√ļmeros de la empresa, a tu operador VoIP.
  6. Activar desv√≠o a un n√ļmero provisional: un d√≠a antes del cambio de centralita, se debe activar, el desv√≠o de llamadas de los n√ļmeros de la empresa, a un n√ļmero provisional de la centralita virtual. De esa manera, todas las llamadas entrar√°n mediante el nuevo sistema pasando por la centralita virtual y las personas no notar√°n el cambio en el momento que se ejecut√©.
  7. Cambio finalizado: luego de haber portado los n√ļmeros telef√≥nicos, el cambio a la nueva centralita virtual, ya est√° finalizada. Como la empresa ya desde el d√≠a anterior usaba el nuevo sistema de telefon√≠a IP, no es necesario realizar ning√ļn cambio, solo quitar el n√ļmero provisional.
¬ŅC√≥mo funciona una centralita virtual?
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